🤔 Vous souhaitez déposer des bulletins de paie ou des contrats via métadonnées sur Coffreo ?
Avant tout dépôt de documents, il est indispensable que les bénéficiaires (vos salariés) soient correctement intégrés dans Coffreo.
Grâce à leur matricule, Coffreo identifie automatiquement le destinataire et associe chaque document à son coffre.
👤 Étape 1 : Préparer la liste des bénéficiaires
La première étape consiste à préparer un tableau (Excel ou équivalent) contenant les informations personnelles de chaque bénéficiaire.
Exemple des données obligatoires :
Téléchargez le modèle ci-dessous :
Liste bénéficiaires type COFFREO .xlsx
⚠️ Règles importantes :
- Le matricule doit être unique pour chaque salarié et identique à celui figurant sur les bulletins et contrats.
- L’adresse mail peut être professionnelle ou personnelle (il est recommandé d’utiliser une adresse personnelle).
- Les administrateurs Coffreo Employeur doivent obligatoirement renseigner leur adresse personnelle.
⌛ Étape 2 : Importer la liste dans Coffreo
- Connectez-vous à votre espace rh.coffreo.pro.
- Sélectionnez l’entité concernée.
- Cliquez sur « Mise à jour des bénéficiaires ».
- Copiez-collez le tableau préparé dans la zone d’import prévue en incluant la ligne avec les intitulés des colonnes.
- Vérifiez que :
- Les noms des colonnes obligatoires apparaissent en vert ;
- Le nombre de lignes correspond à votre tableau.
- Cliquez sur « Suivant », puis contrôlez les données affichées.
- Corrigez les éventuelles erreurs (champs rouges).
- Cliquez sur « Importer » pour valider l’enregistrement.
💡 Une barre de progression indique le suivi des créations, mises à jour et erreurs.
En cas d’erreurs, cliquez sur « Corriger », ajustez les champs concernés, puis relancez l’import.
⚙️ Étape 3 : Gérer ou mettre à jour un bénéficiaire
Depuis la barre de menu Coffreo :
- Cliquez sur « Bénéficiaires ».
- Vous pouvez :
- Trier la liste selon les colonnes ;
- Rechercher un bénéficiaire par nom ou matricule ;
- Vérifier l’activation du coffre (icône orange = activé / grisée = non activé) ;
- Relancer un bénéficiaire par mail ;
- Ouvrir la fiche personnelle via les « … » dans la colonne Actions. Vous pouvez alors :
- Mettre à jour l’adresse mail, le numéro de mobile, le nom de famille (en cas d’erreur ou après mariage/divorce) ;
- Passer le salarié en mode papier s’il refuse la dématérialisation ;
- Consulter l’historique complet des documents déposés (bulletins et contrats).
📊 Suivi des activations
Dans la liste des bénéficiaires :
- Icône orange → coffre activé ;
- Icône grisée → coffre non activé (vous pouvez envoyer une relance par mail).
🔄 Changements de matricule, migration ou changement de logiciel de paie
Lors d’un changement de logiciel de paie ou lors d’un besoin de migration de matricule :
👉 Vous pouvez :
- Conserver le même matricule pour assurer la continuité des dépôts ;
- Ou contacter notre support pour que nous puissions effectuer la migration des matricules concernés.
❗ Le nouveau matricule doit correspondre à celui indiqué sur les nouveaux documents.
✉️ Changement d’adresse mail
- Si le bénéficiaire a déjà activé son coffre, il peut mettre à jour son adresse mail depuis son espace Coffreo.
- Si son coffre n’est pas encore activé, l’administrateur peut modifier l’adresse directement depuis la fiche bénéficiaire.